Sekretarz dyrekcji

Poszukiwany sekretarz dyrekcji z doświadczeniem w koordynacji na wysokim poziomie do Sekretariatu Zarządu. Czy jesteś doświadczonym sekretarzem, gotowym zapewnić wysoki poziom codziennej obsługi Sekretariatu Zarządu w codziennym życiu szefa departamentu, grupy zarządzającej i ministra, towarzyszyć w podróżach służbowych, wspierać spotkania z obywatelami i zastępować sekretarza ministra w przypadku jego nieobecności?

Szukamy sekretarki, która razem z pracownikami działu i kierownictwem ministerstwa będzie mogła pomóc w zapewnieniu codziennej obsługi grupy zarządzającej, szefa departamentu i Naalakkersuisoq. Jeśli potrafisz przekształcić pracowity dzień z różnorodnymi zadaniami i masz odwagę, aby pomóc w realizacji zadań w Sekretariacie Zarządu, to właśnie Ciebie chcielibyśmy mieć w naszym zespole jako nowego kolegę.

Data rozpoczęcia to 1 kwietnia 2026 roku lub jak najszybciej po uzgodnieniu.

O stanowisku

Sekretariat kierowniczy jest jednym z 4 działów w ministerstwie, które zajmuje się zadaniami departamentalnymi w obszarach mieszkalnictwa, roli inwestora, organów budowlanych, infrastruktury i obszarów zewnętrznych. Ministerstwo zatrudnia około 45 pracowników. Sekretariat kierowniczy składa się z 8 pracowników i pełni funkcję wsparcia.

Zadania departamentu obejmują m.in. koordynację i realizację zapytań do ministerstwa oraz do Naalakkersuisoq, obsługę spraw do i z Naalakkersuisut oraz Inatsisartut, pocztę, konsultacje, tłumaczenia, zapewnienie jakości, archiwizację oraz zarządzanie projektami i zadania rozwojowe. Dodatkowo obejmuje planowanie i przeprowadzanie warsztatów, prezentacji oraz szkoleń w zakresie wewnętrznych instrukcji, wytycznych, procedur roboczych i poradników, np. dotyczących przetwarzania spraw, zakupów, usług, innych wewnętrznych działań itp. Departament ponadto odpowiada za eksploatację, koordynację i dalszy rozwój centralnych systemów informatycznych ministerstwa oraz cyfrowych procesów roboczych, w tym wsparcie użytkowników, administrację systemów oraz wdrażanie nowych rozwiązań cyfrowych.

Sekretarz dyrekcji będzie organizacyjnie umiejscowiony w sekretariacie zarządu i będzie podlegał kierownikowi działu.

Zadania

• Zadania sekretarza dyrekcji ustalane są we współpracy z kierownikiem działu i szefem departamentu i mogą obejmować: Udział w zapewnieniu, że zespół zarządzający, szef departamentu i minister otrzymują jak najlepszą obsługę i wsparcie.
• Udział w zapewnieniu zarządzania umowami i kalendarzem dla grupy kierowniczej, szefa departamentu i ministra.
• Planowanie i przygotowanie spotkań oraz podróży służbowych dla grupy zarządzającej, dyrektora departamentu i ministra, a także inne zadania o charakterze praktycznym.
• Zadania sekretarskie dla grupy zarządzającej, szefa departamentu i Naalakkersuisut, np. zarządzanie dokumentami, sporządzanie protokołów i notatek itp.
• Przygotowanie materiałów na spotkanie i podróż dla szefa departamentu i Naalakkersuisoq.
• Ad hoc w sekretariacie zarządu, np. towarzyszenie w podróżach służbowych i udział w spotkaniach z obywatelami, zastępowanie w przypadku nieobecności sekretarza ministra oraz drobne tłumaczenia i zapewnienie jakości.

Sekretarz dyrekcji powinien być gotowy do zaangażowania się w realizację innych zadań Departamentu, gdy nie jest zajęty zadaniami dla grupy zarządzającej, szefa Departamentu i Naalakkersuisoq. Należy spodziewać się pewnej aktywności podróżniczej związanej z tym stanowiskiem.

Oczekujemy

• Twoje wykształcenie nie jest kluczowe, chociaż zakładamy, że masz za sobą wykształcenie wyższe. Oczekujemy ponadto; Że masz solidne doświadczenie w koordynacji, potrafisz zachować spokój i utrzymać wiele spraw jednocześnie w ruchu.
• Że masz doświadczenie w pracy politycznej i obsłudze najwyższego kierownictwa administracyjnego, najlepiej jako sekretarz ministra.
• Że masz dobre umiejętności pisemne i komunikacyjne.
• Abyś płynnie posługiwał się grenlandzkim i duńskim w piśmie i mowie, a także angielskim na poziomie ogólnym.
• Że jesteś otwarty, masz dobre umiejętności współpracy i jesteś dyplomatyczny.
• Że jesteś elastyczny, masz zapał i potrafisz dostosować się do pracy w hierarchicznie i politycznie zarządzanej organizacji.
• Że masz wiedzę na temat kultury i społeczeństwa Grenlandii.
• Że jesteś zorganizowany, odpowiedzialny, proaktywny i pełen inicjatywy.
• Że jesteś zaangażowany, stabilny i potrafisz współpracować, jak również pracować samodzielnie.
• Że jesteś łatwy do nauki
• Że lubisz pracować pod presją czasu i wykazujesz elastyczność także w trudnych sytuacjach.

Będzie to korzystne, jeśli masz doświadczenie w procesach podejmowania decyzji politycznych, w tym w sesjach Inatsisartut, sprawach do Naalakkersuisut oraz doświadczenie w obróbce spraw i administracji publicznej.

Będzie również korzystne, jeśli masz solidną znajomość różnych narzędzi IT, w tym cBrain F2 i Microsoft 365.

Należy zauważyć, że jest to stanowisko z wieloma różnorodnymi zadaniami i szerokim zakresem odpowiedzialności. Przewiduje się pracę wieczorami i w weekendy oraz pracę pod presją czasu, szczególnie podczas sesji Inatsisartut.

• Oferujemy: Pracę blisko procesu podejmowania decyzji politycznych.
• Nieformalne środowisko pracy z krótkimi ścieżkami decyzyjnymi i zaangażowanymi kolegami, którzy cenią sobie utrzymanie wysokiego poziomu zawodowego.
• Zmienne środowisko pracy.
• Osobisty i zawodowy rozwój.

Wynagrodzenie i warunki zatrudnienia

Wynagrodzenie i warunki zatrudnienia, w tym prawo do podróży związanych z przyjęciem i odejściem oraz przeniesienia mienia, zgodnie z obowiązującą w momencie zatrudnienia umową/układem między Samorządem Terytorialnym Grenlandii a odpowiednią organizacją uprawnioną do negocjacji.

Mieszkanie

Nie przyznaje się mieszkania służbowego do tego stanowiska. Jeśli kandydat już posiada mieszkanie służbowe w wyniku zatrudnienia w Samorządzie, zachowuje prawo do przyznanego mieszkania służbowego. Mieszkanie służbowe jest związane z zatrudnieniem i musi być opuszczone po zakończeniu stosunku pracy.

Wyślij aplikację, CV, świadectwa edukacyjne i kursowe oraz inne odpowiednie dokumenty, klikając „Wyślij aplikację”.

Nie przyjmujemy aplikacji drogą mailową.