Direktionssekretær

Direktionssekretær med erfaring i koordinering på højt niveau søges til Ledelsessekretariatet Er du en erfaren sekretær med mod på at sikre et højt niveau af Ledelsessekretariatets daglige service i departementschefens og ledelsesgruppens og Naalakkersuisoqs travle dagligdag, tage med på tjenesterejser og bidrage til borgermøder og træde til ved ministersekretærs fravær?

Vi leder efter en sekretær, der sammen med afdelingens medarbejdere og departementets ledelse, kan medvirke til at sikre den daglige servicering af ledelsesgruppen, departementschefen og Naalakkersuisoq. Evner du at omdanne en travl hverdag med mangeartede opgaver og har du mod på at være med til løse opgaver i Ledelsessekretariatet, så er det netop dig, vi gerne vil have med på holdet som vores nye kollega.

Tiltrædelsesdato er d. 1. april 2026 eller snarest efter aftale.

Om stillingen

Ledelsessekretariatet er én ud af 4 afdelinger i departementet, som varetager de departementale opgaver inden for områderne bolig, bygherrerolle, bygningsmyndighed, infrastruktur og yderdistrikter. Departementet har ca. 45 medarbejdere. Ledelsessekretariatet består af 8 medarbejdere og fungerer som en stabsfunktion.

Afdelingens opgaver omfatter bl.a. koordinering og ekspedering af henvendelser til departementet og til Naalakkersuisoq, håndtering af sager til og fra Naalakkersuisut og Inatsisartut, post, høringer, oversættelser, kvalitetssikring, arkivføring samt projektledelse og udviklingsopgaver. Hertil kommer planlægning og gennemførelse af workshops, fremlæggelser og sidemandsoplæringer om interne instrukser, retningslinjer, arbejdsprocedurer og vejledninger fx vedr. sagsbehandling, indkøb, service, øvrige interne aktiviteter, m.m. Afdelingen har desuden ansvar for drift, koordinering og videreudvikling af departementets centrale it‑systemer og digitale arbejdsgange, herunder brugersupport, systemadministration og implementering af nye digitale løsninger.

Direktionssekretæren vil organisatorisk være placeret i Ledelsessekretariatet og referere til Afdelingschefen.

Opgaver

• Direktionssekretærens opgaver fastlægges i samarbejde med Afdelingschefen og Departementschefen, og kan være: Medvirken til at sikre, at ledelsesgruppen, Departementschefen og Naalakkersuisoq får den bedst mulige service og betjening.
• Medvirken til at sørge for aftale og kalenderstyringen for ledelsesgruppen, Departementschefen og Naalakkersuisoq.
• Planlægning og forberedelse af møder og tjenesterejser for ledelsesgruppen, Departementschefen og Naalakkersuisoq samt andre opgaver af praktisk karakter.
• Sekretæropgaver for ledelsesgruppen, Departementschefen og Naalakkersuisoq fx dokumenthåndtering, udarbejdelse af referater og notater, m.m.
• Klargøring af møde og rejsematerialer for Departementschefen og Naalakkersuisoq.
• Ad hoc i Ledelsessekretariatet, fx tage med på tjenesterejser og bidrage til borgermøder, træde til ved ministersekretærs fravær samt mindre oversættelser og kvalitetssikring.

Direktionssekretæren skal være indstillet på at indgå i løsning af Departementets øvrige opgaver, når vedkommende ikke er beskæftiget med opgaver for ledelsesgruppen, Departementschefen og Naalakkersuisoq. Der må påregnes en vis rejseaktivitet i forbindelse med stillingen.

Vi forventer

• Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke afgørende, om end vi forudsætter, at du har en videregående uddannelse bag dig. Vi forventer derudover; At du har solid erfaring i koordinering, kan bevare overblikket og holde mange bolde i luften på én gang
• At du har erfaring i politisk arbejde og betjening af den øverste administrative ledelse, gerne som ministersekretær 
• At du har gode skriftlige og kommunikative evner
• At du kan flydende grønlandsk og dansk i skrift og tale, og gerne engelsk på alment niveau
• At du er imødekommende, og at du har gode samarbejdsevner og er diplomatisk
• At du er omstillingsparat, har gåpåmod og kan tilpasse dig arbejdet i en hierarkisk og politisk styret organisation
• At du har kendskab til grønlandsk kultur og samfund
• At du er struktureret, ansvarsbevidst, proaktiv og initiativrig
• At du er engageret, stabil og kan samarbejde såvel som arbejde selvstændigt
• At du er lærenem
• At du kan lide at arbejde i tidspres og udviser fleksibilitet også i pressede situationer

Det vil være en fordel, hvis du har erfaring med politiske beslutningsprocesser herunder Inatsisartuts samlinger, sager til Naalakkersuisut og erfaring med sagsbehandling og offentlig forvaltning.

Det vil også være en fordel, hvis du har et solidt kendskab til forskellige IT-værktøjer, herunder cBrain F2 og Microsoft 365.

Det skal bemærkes, at der er tale om en stilling med mange forskelligartede opgaver og et bredt ansvarsområde. Der påregnes aften- og weekendarbejde samt arbejde under tidspres. Dette særligt under Inatsisartut-samlingerne.

• Vi tilbyder: Et arbejde, der er tæt på den politiske beslutningsproces.
• Et uformelt arbejdsmiljø med korte kommandoveje og engagerede kolleger, der sætter en ære i at holde et højt fagligt niveau.
• Et foranderligt arbejdsmiljø.
• Personlig og faglig udvikling.

Løn og ansættelsesforhold

Løn - og ansættelsesvilkår, herunder ret til til- og fratrædelsesrejse og bohaveflytning, i henhold til den på tiltrædelsestidspunktet gældende aftale/overenskomst mellem Grønlands Selvstyre og pågældende forhandlingsberettigede organisation.

Bolig

Der anvises ikke personalebolig til stillingen. Såfremt en ansøger allerede har personalebolig gennem ansættelse i Selvstyret, bibeholdes ret til anvist personalebolig. Personaleboligen er knyttet op på ansættelsesforholdet, og skal fraflyttes ved ansættelsesforholdets ophør.

Indsend ansøgning, CV, uddannelses- og kursusbeviser, samt andre relevante dokumenter ved at trykke ”Send ansøgning”.

Vi modtager ikke ansøgninger via e-mail.