Direktionssekretär

Direktionssekretär mit Erfahrung in der Koordination auf hohem Niveau gesucht für das Leitungsekretariat. Sind Sie eine erfahrene Sekretärin mit dem Mut, ein hohes Niveau des täglichen Services des Leitungsekretariats im geschäftigen Alltag des Abteilungsleiters, der Führungsgruppe und des Ministeriums zu gewährleisten, an Dienstreisen teilzunehmen und zu Bürgerversammlungen beizutragen sowie im Falle der Abwesenheit des Ministersekretärs einzuspringen?

Wir suchen eine Sekretärin, die zusammen mit den Mitarbeitern der Abteilung und der Leitung des Ministeriums dazu beitragen kann, die tägliche Betreuung der Führungsgruppe, des Ministerialdirektors und des Naalakkersuisut zu gewährleisten. Wenn Sie in der Lage sind, einen hektischen Alltag mit vielfältigen Aufgaben zu bewältigen und bereit sind, Aufgaben im Leitungsekretariat zu übernehmen, dann sind Sie genau die Person, die wir als unsere neue Kollegin im Team haben möchten.

Das Eintrittsdatum ist der 1. April 2026 oder nach Vereinbarung so bald wie möglich.

Über die Stelle

Das Leitungsekretariat ist eine von vier Abteilungen im Ministerium, die die ministeriellen Aufgaben in den Bereichen Wohnen, Bauherrenrolle, Bauaufsicht, Infrastruktur und Außenbezirke wahrnimmt. Das Ministerium hat ca. 45 Mitarbeiter. Das Leitungsekretariat besteht aus 8 Mitarbeitern und fungiert als Stabsfunktion.

Die Aufgaben der Abteilung umfassen unter anderem die Koordination und Bearbeitung von Anfragen an das Ministerium und an den Naalakkersuisoq, die Bearbeitung von Angelegenheiten zu und von Naalakkersuisut und Inatsisartut, Post, Anhörungen, Übersetzungen, Qualitätssicherung, Archivierung sowie Projektmanagement und Entwicklungsaufgaben. Darüber hinaus kommen die Planung und Durchführung von Workshops, Präsentationen und Schulungen zu internen Anweisungen, Richtlinien, Arbeitsverfahren und Leitfäden hinzu, z.B. in Bezug auf die Fallbearbeitung, Beschaffung, Service, weitere interne Aktivitäten usw. Die Abteilung ist außerdem verantwortlich für den Betrieb, die Koordination und die Weiterentwicklung der zentralen IT-Systeme und digitalen Arbeitsabläufe des Ministeriums, einschließlich Benutzersupport, Systemadministration und Implementierung neuer digitaler Lösungen.

Die Direktionssekretärin wird organisatorisch im Leitungsssekretariat angesiedelt sein und an den Abteilungsleiter berichten.

Aufgaben

• Die Aufgaben des Direktionssekretärs werden in Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter und dem Departementsleiter festgelegt und können Folgendes umfassen: Mitwirkung zur Sicherstellung, dass die Geschäftsführung, der Departementsleiter und der Naalakkersuisut die bestmögliche Service- und Dienstleistung erhalten.
• Mitwirkung bei der Sicherstellung der Vereinbarungen und der Kalenderverwaltung für die Führungsgruppe, den Abteilungsleiter und den Naalakkersuisoq.
• Planung und Vorbereitung von Meetings und Dienstreisen für die Geschäftsführung, den Abteilungsleiter und den Minister sowie andere praktische Aufgaben.
• Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung, den Abteilungsleiter und den Minister, z.B. Dokumentenmanagement, Erstellung von Protokollen und Notizen usw.
• Vorbereitung von Besprechungs- und Reisematerialien für den Abteilungsleiter und den Minister.
• Ad hoc im Leitungsekretariat, z.B. an Dienstreisen teilnehmen und zu Bürgerversammlungen beitragen, im Falle der Abwesenheit des Ministersekretärs einspringen sowie kleinere Übersetzungen und Qualitätssicherung durchführen.

Die Direktionssekretärin muss bereit sein, sich an der Lösung der übrigen Aufgaben des Ministeriums zu beteiligen, wenn sie nicht mit Aufgaben für die Geschäftsleitung, den Minister und den Naalakkersuisut beschäftigt ist. Es ist mit einer gewissen Reisetätigkeit im Zusammenhang mit der Stelle zu rechnen.

Wir erwarten

• Dein Bildungshintergrund ist nicht entscheidend, auch wenn wir davon ausgehen, dass du eine Hochschulausbildung hast. Darüber hinaus erwarten wir: Dass du über fundierte Erfahrung in der Koordination verfügst, den Überblick behältst und viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten kannst.
• Dass Sie Erfahrung in der politischen Arbeit und der Betreuung der obersten Verwaltungsleitung haben, idealerweise als Ministersekretär.
• Dass du gute schriftliche und kommunikative Fähigkeiten hast.
• Dass du fließend Grönländisch und Dänisch in Schrift und Sprache kannst und gerne Englisch auf allgemeinem Niveau sprichst.
• Dass du aufgeschlossen bist, gute Teamfähigkeiten hast und diplomatisch bist.
• Dass du anpassungsfähig bist, Einsatzbereitschaft zeigst und dich an die Arbeit in einer hierarchisch und politisch geführten Organisation anpassen kannst.
• Dass du mit der grönländischen Kultur und Gesellschaft vertraut bist.
• Dass du strukturiert, verantwortungsbewusst, proaktiv und initiativreich bist.
• Dass du engagiert, stabil bist und sowohl im Team arbeiten als auch selbstständig arbeiten kannst.
• Dass du lernfähig bist
• Dass du gerne unter Zeitdruck arbeitest und auch in stressigen Situationen Flexibilität zeigst.

Es wäre von Vorteil, wenn Sie Erfahrung mit politischen Entscheidungsprozessen, einschließlich der Sitzungen des Inatsisartut, den Angelegenheiten des Naalakkersuisut und Erfahrung in der Fallbearbeitung und öffentlichen Verwaltung haben.

Es wäre auch von Vorteil, wenn Sie über fundierte Kenntnisse in verschiedenen IT-Tools verfügen, einschließlich cBrain F2 und Microsoft 365.

Es ist zu beachten, dass es sich um eine Position mit vielen unterschiedlichen Aufgaben und einem breiten Verantwortungsbereich handelt. Es wird mit Abend- und Wochenendarbeit sowie Arbeit unter Zeitdruck gerechnet. Dies insbesondere während der Inatsisartut-Sitzungen.

• Wir bieten: Eine Arbeit, die nah am politischen Entscheidungsprozess ist.
• Ein informelles Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und engagierten Kollegen, die großen Wert auf ein hohes fachliches Niveau legen.
• Ein wandelbares Arbeitsumfeld.
• Persönliche und berufliche Entwicklung.

Lohn und Beschäftigungsbedingungen

Lohn- und Beschäftigungsbedingungen, einschließlich des Rechts auf Ein- und Austrittsreise sowie Umzug des Hausrats, gemäß dem zum Zeitpunkt des Eintritts geltenden Vertrag/Kollektivvertrag zwischen der grönländischen Selbstverwaltung und der jeweiligen verhandlungsberechtigten Organisation.

Wohnung

Es wird keine Personalwohnung für die Stelle bereitgestellt. Sofern ein Bewerber bereits eine Personalwohnung durch eine Anstellung in der Selbstverwaltung hat, bleibt das Recht auf die zugewiesene Personalwohnung bestehen. Die Personalwohnung ist an das Beschäftigungsverhältnis gebunden und muss bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses geräumt werden.

Reichen Sie Ihre Bewerbung, Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungs- und Kursnachweise sowie andere relevante Dokumente ein, indem Sie auf „Bewerbung senden“ klicken.

Wir akzeptieren keine Bewerbungen per E-Mail.