Management-Assistent

Das U.S. Konsulat in Nuuk sucht eine organisierte, einfallsreiche Person, die unser Büro reibungslos am Laufen hält. Als Managementassistent werden Sie die Verwaltung, Logistik und praktische Unterstützung des Konsulats übernehmen und unsere tägliche Verwaltung und Sicherheitsunterstützung überwachen. Sie werden eng mit Kollegen an der U.S. Botschaft in Kopenhagen zusammenarbeiten und dort an den Managementassistenten berichten.

Was Sie tun werden

• Einkauf und Vorräte: Kaufen Sie Waren und Dienstleistungen mit einer Regierungsbeschaffungskarte unter Beachtung der Beschaffungsregeln der U.S. Regierung. Behalten Sie den Überblick über Büromaterialien und -geräte.

• Wohnungen und Immobilien: Überprüfen Sie mögliche Mietwohnungen für Mitarbeiter und bauen Sie gute Beziehungen zu Vermietern und Immobilienverwaltern auf. Organisieren Sie Wartungs- und Reparaturarbeiten im Konsulat und im Wohnsitz des Hauptbeauftragten.

• Zoll und Versand: Helfen Sie U.S. Mitarbeitern und offiziellen Besuchern bei Zoll- und Einwanderungsfragen. Dazu gehört die Abfertigung von Haushaltswaren, Fahrzeugen, Haustieren und offizieller Ausrüstung.

• Fahrzeuge und Fahrzeugsicherheit: Verwalten Sie die Fahrzeuge des Konsulats. Dienen Sie als zertifizierter Fahrzeugsicherheitstrainer (Smith-System) und schulen und testen Sie alle, die offizielle Fahrzeuge fahren.

• Reisen und Besucher: Buchen Sie Flüge, Hotels und Transport für offizielle Reisen nach, von und innerhalb von Grönland. Unterstützen Sie hochrangige Besuche, einschließlich Delegationen aus Washington.

• Budget: Verfolgen Sie die Budgets des Konsulats zusammen mit dem Finanzteam in Kopenhagen.

• Sicherheit und Schutz: Dienen Sie als lokaler Ansprechpartner für das Sicherheitsbüro der Botschaft. Arbeiten Sie mit der Polizei von Nuuk und lokalen Beamten zusammen, wenn VIPs zu Besuch sind, und unterstützen Sie den Sicherheitsbeauftragten des Konsulats.

• Mitarbeiterunterstützung: Verwalten Sie Zeit und Anwesenheit und helfen Sie bei der Rekrutierung lokaler Mitarbeiter. Helfen Sie neu angekommenen amerikanischen Mitarbeitern, Bankkonten, Versicherungen, Internet und andere wichtige Dinge einzurichten. Arbeiten Sie mit Kopenhagen an diplomatischen Ausweisen, Visa und medizinischen Angelegenheiten.

Qualifikationsanforderungen

·       Bildung: Mindestens zwei Jahre Hochschulstudium

·       Erfahrung: Mindestens zwei Jahre Arbeit in einem allgemeinen Verwaltungsbüro

·       Sprache: Gute Kenntnisse in Englisch und Dänisch (Sprechen, Lesen und Schreiben)

·       Sonstiges: Gültiger Führerschein

Leistungspaket

·       Urlaubsbonus (1,5% des Grundgehalts) und leistungsabhängiger Bonus (ca. 3% des Grundgehalts)

·       30 bezahlte Urlaubstage sowie 18–19 dänische, grönländische und amerikanische Feiertage

·       Arbeitgeberbeitrag zur Altersvorsorge von 10%

·       Bezahlte Kindkrankheitstage und Familienpflegeurlaub

Möchten Sie unserem Team im U.S. Konsulat in Nuuk als Managementassistent beitreten?

Bewerben Sie sich unter https://erajobs.state.gov bis spätestens 1. November 2026. Wir ermutigen Sie, sich frühzeitig zu bewerben. Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen per E-Mail, unvollständige Bewerbungen oder Bewerbungen ohne die erforderlichen Dokumente akzeptieren.

Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie das HR-Büro an der U.S. Botschaft in Kopenhagen unter CopenhagenHR@state.gov oder +45 33 41 74 97.