Direktionssekretär

WERDEN SIE TEIL EINES SPANNENDEN TEAMS, NAHE DER POLITISCHEN ARBEIT

Das Ministerium für Kinder, Jugendliche, Justiz und Gleichstellung sucht einen neuen Kollegen, der eng mit dem Abteilungsleiter (DC) und der Leitung des Ministeriums zusammenarbeiten wird. Wir benötigen einen Direktionssekretär, der bereit ist, ein hohes Niveau in der täglichen Betreuung von DC und der Führungsgruppe sicherzustellen.

Bist du in der Lage, einen hektischen Alltag mit vielfältigen Aufgaben zu bewältigen und hast du den Mut, im Führungsteam und für DC Aufgaben zu lösen, dann bist genau du die Person, die wir als unser neues Teammitglied gewinnen möchten. Die Einstellung als Spezialberater setzt voraus, dass man die richtigen nachweisbaren Kompetenzen hat.

Wer sind wir?

Das Ministerium ist in drei Abteilungen organisiert: das Leitungsekretariat, die Abteilung für bereichsübergreifende Projekte und Monitoring sowie den Justizbereich.

Das Ministerium hat eine untergeordnete Einheit: die Sozialbehörde. Im Ministerium legen wir Wert auf eine Arbeitskultur, in der jeder die Möglichkeit hat, zur Entwicklung und Innovation der Organisation beizutragen. Daher ist es von Vorteil, wenn Sie eine kooperationsorientierte, ambitionierte Person sind, die Ihren Kollegen mit Offenheit und Interesse begegnet. Im Gegenzug sind Sie von engagierten und ehrgeizigen Kollegen umgeben, die sich gegenseitig unterstützen und respektieren.

Das Ministerium soll dazu beitragen, solide Entscheidungsgrundlagen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass politische Prioritäten und Ziele umgesetzt werden.

Dein Job

Als Direktionssekretär werden Sie direkt an den Abteilungsleiter des Führungsekretariats berichten und in den täglichen Betrieb beider Abteilungen im Ministerium eingebunden sein. Sie werden dazu beitragen, dass die Arbeitsabläufe und Arbeitstage reibungslos und effizient verlaufen. Das Ministerium ist ein attraktiver und professioneller Arbeitsplatz mit hohem Anspruchsniveau. Der Alltag im Ministerium ist abwechslungsreich und fachlich herausfordernd, wobei die Dinge manchmal schnell gehen und Aufgaben unter Zeitdruck gelöst werden müssen. Es ist selten, dass zwei Tage einander ähneln.

Du wirst für die politische Betreuung zuständig sein, außerdem für die Betreuung der obersten Leitung des Ministeriums und die Sekretariatsfunktion.

Ihre beiden festen, übergeordneten Aufgaben bestehen aus der Sekretariatsfunktion für den Abteilungsleiter und die übrige Leitung, darüber hinaus nach Bedarf bereichsübergreifende fachliche Aufgaben innerhalb des Ressortbereichs.

Direktionssekretär

• Sekretariatsbetreuung des Abteilungsleiters, einschließlich Kalender- und Terminmanagement, Planung und Vorbereitung von Meetings und Dienstreisen, Beantwortung von Anfragen sowie praktische Aufgaben.
• Verantwortlich für die Bearbeitung der laufenden Aufgaben von DC und die Erstellung von Notizen bei Bedarf.
• Referent bei Chefbesprechungen, Koordinationsbesprechungen, Besprechungen im Lokalen Zusammenarbeit und Sicherheitsausschuss sowie anderen Besprechungen, die von DC geleitet werden.
• Koordination und Nachverfolgung von Angelegenheiten für den Minister, die Regierung und das Parlament.
• Ad hoc.

Qualifikationen

Sie fühlen sich wohl mit politischer Aufmerksamkeit für die Aufgaben, die Sie lösen, und es ist von Vorteil, wenn Sie Erfahrung in der Arbeit in einer politisch gesteuerten Organisation haben. Sie werden eine klare Servicefunktion im Ministerium haben, daher ist es wichtig, dass Sie freundlich, diplomatisch und hilfsbereit sind. Da die Erstellung schriftlicher Arbeiten ebenfalls eine zentrale Arbeitsaufgabe ist, ist es erforderlich, dass Sie gute Kommunikationsfähigkeiten besitzen und in der Lage sind, komplexe Inhalte verständlich und auf Augenhöhe mit dem Empfänger zu formulieren.

Wir erwarten, dass du:

• Hat einen Masterabschluss in Verwaltung oder eine andere relevante sozialwissenschaftliche Ausbildung.
• Kann in einem hektischen Alltag mit wechselnden Tagesordnungen und Arbeitsaufgaben gedeihen.
• Hat ein starkes Ordnungsempfinden, arbeitet strukturiert und ist gut darin, die Einhaltung von Fristen zu gewährleisten.
• Hat Überblick, Verantwortungsbewusstsein und eine positive Einstellung zu den Arbeitsaufgaben.
• Er proaktiv, kann selbstständig arbeiten und selbst Initiative ergreifen.
• Hat Verständnis für politische Entscheidungsprozesse, idealerweise aus einer ähnlichen früheren Position.
• Hat gute Sprachkenntnisse in Grönländisch, Dänisch und Englisch.
• Mag es, Notizen, Präsentationen und Ähnliches zu schreiben – oft innerhalb kurzer Fristen.
• Hat gute Formulierungskompetenzen und schriftliches Flair.
• Hat Kenntnisse über die grönländische Gesellschaft und Kultur.
• Hat Verständnis für die Arbeit in einem multikulturellen Arbeitsumfeld.
• Kann mit vielen verschiedenen Menschen und Fachrichtungen zusammenarbeiten.

Zustimmungsdatum: Der 1. Oktober oder nach Vereinbarung.

Möchtest du mehr wissen?

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei der Abteilungsleiterin des Managementsekretariats, Heidi Dalager, per E-Mail an hdlr@nanoq.gl oder telefonisch unter +299 59 13 04.