Das Finanzministerium sucht eine kompetente Sekretärin für das Vorzimmer im Leitungsgeschäftsbereich.

Das Finanzministerium sucht eine kompetente Sekretärin für das Vorzimmer im Leitungsekretariat

Ordnung in den Dingen, Kontrolle über die Rechnungen, Service wenn es darauf ankommt, Überblick wenn es hektisch wird und alles mit einem Lächeln. Wenn das auf dich zutrifft, dann bist du vielleicht unsere neue Kollegin.

Das Leitungsekretariat besteht aus mehreren Funktionen rund um den internen Betrieb im Ministerium sowie in Bezug auf die Betreuung des Naalakkersuisut und des Abteilungsleiters. Du wirst hauptsächlich in dem tätig sein, was wir „Vorzimmer“ nennen, aber du wirst auch Aufgaben direkt für den Abteilungsleiter und gelegentlich für unseren Naalakkersuisut übernehmen.

Du berichtest an die Abteilungsleiterin im Vorzimmer.

Über dich

Du hast eine Büroausbildung und idealerweise eine akademische Ausbildung, und es ist gut, wenn du bereits Erfahrung in der Sekretariatsarbeit hast, vorzugsweise aus der Selbstverwaltung oder von einer Gemeinde.

Wenn du F2, IRIS, Managementinfo und Web-Tas kennst, ist das perfekt, und es ist auch gut, wenn du daran gewöhnt bist, Word und Excel zu verwenden.

Du hast einen guten Überblick und verstehst es zu planen, sodass die Dinge zur richtigen Zeit bereit sind, um Überraschungen zu vermeiden. Du legst Wert darauf, die Dinge im Griff zu haben. Du scheust dich nicht, Verantwortung zu übernehmen und selbst zu handeln, wenn etwas erledigt werden muss. Du fragst einfach, wenn du unsicher bist.

Du fühlst dich in einem Umfeld mit einem informellen Umgangston, kurzen Entscheidungswegen und engagierten Kolleginnen und Kollegen wohl. Es ist für dich ganz natürlich, guten Service zu bieten. Du bist hilfsbereit gegenüber deinen Kolleginnen und Kollegen.

Es ist ein großer Vorteil, wenn du zweisprachig bist.

Über die Stelle

Du wirst insbesondere mit folgenden Aufgaben betraut sein:

• Verteilung der Post, die an die gemeinsame E-Mail des Ministeriums gesendet wird, sowie Erstellung des täglichen Newsletters des Ministeriums „Ullumi pisussat - Der Tag heute“
• Mitwirken an der Sicherstellung der Abgabe von Materialien des Ministeriums zur politischen Behandlung
• Versand der Publikationen des Ministeriums
• Mitwirken an der Betreuung des Naalakkersuisut und des Abteilungsleiters
• Sicherstellung der allgemeinen Archivierung und Dokumentation des Ministeriums sowie Ordnung im Archivraum
• Berichterstattung über freie Güter für den Naalakkersuisut
• Bestellung von Büromaterialien
• Pflege der Buchhaltungsanweisungen und des Inventarverzeichnisses des Ministeriums
• Ad-hoc-Aufgaben

Darüber hinaus unterstützt du bei Bedarf die Bearbeitung von Rechnungen in IRIS, Genehmigungen in Web-Tas, Reisebuchungen und die Abwicklung von Reisekostenabrechnungen sowie kleinere Buchhaltungsaufgaben und Abstimmungen.

Besondere Aufgaben für den Abteilungsleiter

Es gibt auch besondere Aufgaben im Zusammenhang mit der Betreuung des Abteilungsleiters. Das bedeutet, dass du ein Auge für die praktischen Aspekte und die Planung rund um den Kalender, die Meetings, die Reisen und die repräsentativen Aufgaben des Abteilungsleiters hast und dass du eigenständig Initiative für kleinere praktische Aufgaben ergreifst, die einen reibungslosen und professionellen Arbeitstag unterstützen.

 

• Teilnahme an Vertragsmanagement und anderen praktischen Aufgaben usw.
• Überwachung der „Schattenangelegenheiten“ des Abteilungsleiters in Bezug auf größere Projekte
• Überwachung von Materialien zu/von Meetings und Sicherstellung, dass diese aufbewahrt und archiviert werden
• Praktische Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung von Meetings, Konferenzen und Dienstreisen.
• Erstellung von Briefen und internen Schreiben usw., die eine Standardantwort erfordern
• Überwachung von Zeitplänen und Fristen für Projekte und Initiativen, an denen der Abteilungsleiter beteiligt ist

Die Arbeit im Leitungsekretariat bedeutet, dass man dort hilft, wo es nötig ist, unabhängig von der Aufgabe.

Das Ministerium möchte die Gleichstellung unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft, religiösem Glauben oder Behinderung fördern. Ebenso betrachten wir Lebenserfahrung und persönliche Reife als Vorteil, weshalb wir zur Bewerbung unabhängig vom Alter ermutigen.

Vergütung und Anstellungsbedingungen

Vergütung und Anstellungsbedingungen, einschließlich des Rechts auf Ein- und Ausreise sowie Umzugskosten, gemäß dem zum Zeitpunkt des Eintritts geltenden Vertrag/Kollektivvertrag zwischen der grönländischen Selbstverwaltung und der jeweiligen verhandlungsberechtigten Organisation.

Angestellte im Staat haben - je nach Kollektivvertrag - Anspruch auf unbezahlten Urlaub im Zusammenhang mit der Anstellung bei der grönländischen Selbstverwaltung. Der Staat hat auch die Gemeinden und Regionen aufgefordert, Anträge auf unbezahlten Urlaub bei der Anstellung unter der grönländischen Selbstverwaltung wohlwollend zu prüfen. Die Bestimmungen über unbezahlten Urlaub gelten auch für Ehepartner oder Lebenspartner von Personen, die unter der grönländischen Selbstverwaltung angestellt werden.

Unterkunft

Es wird keine Personalwohnung für die Stelle bereitgestellt. Sofern ein Bewerber bereits eine Personalwohnung durch eine Anstellung in der Selbstverwaltung hat, bleibt das Recht auf die zugewiesene Personalwohnung bestehen. Die Personalwohnung ist an das Anstellungsverhältnis gebunden und muss bei Beendigung des Anstellungsverhältnisses geräumt werden.

Weitere Informationen

Nähere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei der Abteilungsleiterin Judithe Rosing unter der E-Mail-Adresse jros@nanoq.gl oder dem Abteilungsleiter Preben Rasmussen unter der E-Mail-Adresse prer@nanoq.gl. Sie können mehr über die grönländische Selbstverwaltung auf www.naalakkersuisut.gl lesen.

Bewerbung
Wir freuen uns auf den Erhalt Ihrer Bewerbung mit Lebenslauf, Prüfungszeugnissen einschließlich Notenübersichten und eventuellen Anlagen über den Button „Bewerbung senden“ bis spätestens 9. August 2026.

Der Eintritt erfolgt so schnell wie möglich, was näher vereinbart wird.

Das Finanzministerium sieht Vielfalt als Stärke und ermutigt alle interessierten Kandidatinnen und Kandidaten unabhängig von ihrer persönlichen Herkunft zur Bewerbung. Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung zu lesen.

Reichen Sie Ihre Bewerbung, Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungs- und Kursnachweise sowie andere relevante Dokumente ein, indem Sie auf „Bewerbung senden“ klicken.

Wir akzeptieren keine Bewerbungen per E-Mail.