Asystent Zarządzania

Szukaj tej pozycji

Konsulat USA w Nuuk poszukuje zmotywowanej, rzetelnej i doświadczonej osoby na stanowisko Asystenta Zarządzania. Osoba na tym stanowisku będzie świadczyć kompleksowe wsparcie administracyjne i logistyczne dla Konsulatu, organizować i kierować codziennymi operacjami oraz współpracować z Ambasadą w Kopenhadze w sprawach zarządzania i bezpieczeństwa.

To stanowisko znajduje się w Nuuk, Grenlandia. Harmonogram pracy na to stanowisko to pełny etat, 40 godzin tygodniowo.

Obowiązki i odpowiedzialności

Usługi ogólne (40%)

• Pełnić funkcję posiadacza karty zakupowej w całym rządzie zgodnie z Federal Acquisition Regulation (FAR) oraz Department of State Acquisition Regulation (DOSAR)
• Zarządzaj operacjami nieruchomości, w tym zamawianiem, magazynowaniem, dystrybucją i inwentaryzacją przedmiotów jednorazowych i wielokrotnego użytku.
• Zapewnij pomoc w zakresie odprawy celnej i imigracyjnej dla personelu USG oraz oficjalnych podróżnych; przyspiesz odprawę celną i zatwierdzenia rządu gospodarza dla HHE, POV, UAB, zwierząt domowych i sprzętu rządu USA.
• Sprawdź i określ odpowiedniość nowych umów najmu dla puli mieszkań; buduj relacje z właścicielami, agentami i firmami zarządzającymi nieruchomościami.
• Planować, kierować i monitorować użycie i konserwację pojazdów silnikowych; zapewniać efektywny i bezpieczny transport dla pracowników poczty i oficjalnych gości.
• Pełnić funkcję certyfikowanego instruktora bezpiecznej jazdy Smith System; prowadzić programy szkoleniowe dotyczące bezpieczeństwa, okresowe testy i oceny dla wszystkich operatorów pojazdów.
• Koordynować podróże rządu USA do, z i w Grenlandii, w tym bilety lotnicze, rezerwacje hotelowe, ułatwienia wizowe i rozkazy podróży.
• Zapewnij wsparcie dla VIP-ów i delegacji, w tym wysokich rangą pracowników, delegacji kongresowych oraz innych oficjalnych podróżnych.
• Służ jako asystent POSHO

Zarządzanie obiektami (25%)

• Koordynować z dostawcami usług podstawowe zadania konserwacyjne dla obiektu Konsulatu i Rezydencji Głównego Oficera (POR)
• Wykazuj ostrożność w ocenie, kiedy zadania konserwacyjne wymagają wsparcia zewnętrznego.

Zarządzanie finansami (10%)

• Śledzenie reprezentacji konsulatu, programu, budżetów PD i ICASS
• Współpracuj z analitykami budżetowymi w Kopenhadze, aby zapewnić optymalne wykorzystanie zasobów budżetowych.

Zasoby ludzkie (10%)

• Skontaktuj się z sekcją HR w Kopenhadze w sprawie wiz D, kart dyplomatycznych i akredytacji.
• Wsparcie rekrutacji i zatrudniania lokalnie zatrudnionego personelu
• Powiadom HR o zmianach w lokalnym prawie pracy i doradź w sprawie dodatków USDH oraz dostosowań diet.
• Zarządzaj czasem i obecnością konsulatu
• Pomoc nowym przybyłym USDH w zakładaniu lokalnych kont bankowych, ubezpieczeniu pojazdów, internetem w mieszkaniach oraz innych zadaniach administracyjnych.

Bezpieczeństwo, usługi zdrowotne i inne obowiązki według przydziału (15%)

• Koordynować z lokalną policją w Nuuk i urzędnikami planowanie i wdrażanie trasy podróży VIP.
• Pomoc w inspekcjach bezpieczeństwa mieszkań.
• Służyć jako punkt kontaktowy RSO w sprawach związanych z bezpieczeństwem w Nuuk.
• Współpracować z Kopenhaską Jednostką Zdrowia w sprawach rutynowych i nagłych problemów medycznych w razie potrzeby.

Wymagania kwalifikacyjne

Doświadczenie

Dwa (2) lata doświadczenia zawodowego w ogólnym biurze administracyjnym

 

Edukacja

Ukończenie co najmniej dwóch (2) lat studiów uniwersyteckich

  

Wymagania językowe

Dobra znajomość; mówienie, czytanie i pisanie

Dobra znajomość; mówienie, czytanie i pisanie

 

Wymagane umiejętności i zdolności

• Zrozumienie podstawowych funkcji zarządzania biurem oraz biegłość w aplikacjach MS
• Biegły w aplikacjach Microsoft i zarządzaniu arkuszami kalkulacyjnymi
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i organizacyjne
• Umiejętność zarządzania wieloma obowiązkami, ustalania priorytetów i dotrzymywania terminów
• Zdolny do nawiązywania relacji z lokalnymi kontaktami
• Ważne prawo jazdy

Gotowy, aby wywrzeć wpływ w Nuuk?

Aby ubiegać się o to stanowisko, kliknij w następujący link: Seeker - Oferty pracy - Szczegóły i wybierz „Aplikuj na tę ofertę”. Tylko aplikacje złożone za pośrednictwem naszego Elektronicznego Systemu Rekrutacji (ERA) będą brane pod uwagę.

Termin składania wniosków upływa 29 maja 2026 roku. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące stanowiska, skontaktuj się z Biurem HR pod adresem CopenhagenHR@state.gov lub pod numerem +45 3341 7497.