Management-Assistent

ÜBER DIE STELLE

Das US-Konsulat Nuuk sucht einen motivierten, zuverlässigen und erfahrenen Fachmann, der als Verwaltungsassistent tätig wird. Der Stelleninhaber wird umfassende administrative und logistische Unterstützung für das Konsulat leisten, die täglichen Abläufe organisieren und leiten sowie mit der Botschaft Kopenhagen in Fragen des Managements und der Sicherheit zusammenarbeiten.

Diese Position ist in Nuuk, Grönland, angesiedelt. Der Arbeitszeitplan für diese Position ist Vollzeit, 40 Stunden pro Woche.

Pflichten und Verantwortlichkeiten

Allgemeine Dienstleistungen (40%)

• Als bundesweiter Karteninhaber für Einkäufe im Einklang mit den Federal Acquisition Regulation (FAR) und den Department of State Acquisition Regulation (DOSAR) fungieren.
• Verwalten Sie die Betriebsabläufe der Immobilie, einschließlich Bestellung, Lagerung, Verteilung und Inventarisierung von verbrauchbaren und nicht verbrauchbaren Gegenständen.
• Bieten Sie Zoll- und Einwanderungshilfe für USG-Personal und offizielle Reisende an; beschleunigen Sie die Zollabfertigung und die Genehmigungen der Gastgeberregierung für HHE, POV, UAB, Haustiere und Ausrüstungen der US-Regierung.
• Überprüfen und die Eignung neuer Mietverträge für den Wohnungsbestand bestimmen; Beziehungen zu Vermietern, Maklern und Immobilienverwaltungsunternehmen aufbauen.
• Planen, leiten und überwachen Sie die Nutzung und Wartung von Kraftfahrzeugen; bieten Sie effiziente und sichere Transporte für Postmitarbeiter und offizielle Besucher an.
• Als zertifizierter Smith System Safe Driving Instructor tätig; Durchführung von Sicherheitssch Schulungsprogrammen, regelmäßigen Tests und Bewertungen für alle Fahrzeugführer.
• Koordinieren Sie die Reisen der US-Regierung nach, von und innerhalb Grönlands, einschließlich Flugtickets, Hotelreservierungen, Visumserleichterungen und Reiseanordnungen.
• Unterstützung von VIP-Besuchern und Delegationen, einschließlich hochrangiger Mitarbeiter, Kongressdelegationen und anderen offiziellen Reisenden.
• Dienen als Assistent POSHO

Facility-Management (25%)

• Koordinieren Sie mit Dienstleistern grundlegende Wartungsaufgaben für die Konsulatsgebäude und die Residenz des Hauptbeamten (POR).
• Üben Sie umsichtiges Urteilsvermögen bei der Entscheidung, wann Wartungsaufgaben externe Unterstützung erfordern.

Finanzmanagement (10%)

• Verfolgen Sie die Vertretung des Konsulats, Programme, PD und ICASS-Budgets.
• Arbeiten Sie mit den Budgetanalysten in Kopenhagen zusammen, um eine optimale Nutzung der Haushaltsmittel sicherzustellen.

Personalwesen (10%)

• Kontaktieren Sie die HR-Abteilung in Kopenhagen bezüglich D-Visa, diplomatischer Karten und Akkreditierung.
• Unterstützung bei der Rekrutierung und Einstellung von lokal angestellten Mitarbeitern
• Informiere die Personalabteilung über Änderungen im lokalen Arbeitsrecht und berate zu USDH-Zulagen und Anpassungen der Tagegelder.
• Verwalten Sie die Zeit und Anwesenheit des Konsulats
• Helfen Sie neuen USDH-Ankömmlingen bei lokalen Bankkonten, Fahrzeugversicherungen, Internetanschlüssen für Wohnräume und anderen administrativen Aufgaben.

Sicherheit, Gesundheitsdienste und andere zugewiesene Aufgaben (15%)

• Koordinieren Sie mit der lokalen Polizei und den Behörden in Nuuk die Planung und Umsetzung der Reisestrecke für VIP-Besucher.
• Unterstützung bei Sicherheitsinspektionen von Wohngebäuden
• Dienen Sie als Ansprechpartner der RSO für sicherheitsrelevante Angelegenheiten in Nuuk.
• Kontaktieren Sie die Gesundheitsbehörde Kopenhagen bei routinemäßigen und Notfallmedizinischen Angelegenheiten nach Bedarf.

Qualifikationsanforderungen

Erfahrung

Zwei (2) Jahre Berufserfahrung in einem allgemeinen Verwaltungsbüro.

 

Bildung

Abschluss von mindestens zwei (2) Jahren an einer Universität

  

Sprachliche Anforderungen

Gute Arbeitskenntnisse; sprechen, lesen & schreiben

Gute Arbeitskenntnisse; Sprechen, Lesen und Schreiben

 

Erforderliche Fähigkeiten und Fertigkeiten

• Verständnis der grundlegenden Büroverwaltungsfunktionen und Kenntnisse in MS-Anwendungen
• Versiert in Microsoft-Anwendungen und Tabellenkalkulation.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Verantwortlichkeiten zu verwalten, Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten.
• In der Lage, Beziehungen zu lokalen Kontakten aufzubauen
• Gültiger Führerschein

Bereit, in Nuuk einen Unterschied zu machen?

Um sich für diese Position zu bewerben, klicken Sie bitte auf den folgenden Link: Bewerber - Stellenangebot - Detailübersicht und wählen Sie „Bewerben Sie sich auf dieses Stellenangebot.“ Nur Bewerbungen, die über unsere elektronische Rekrutierungsanwendung (ERA) eingereicht werden, werden berücksichtigt.

Die Frist ist der 29. Mai 2026. Wenn Sie Fragen zur Position haben, können Sie sich gerne an das Personalbüro unter CopenhagenHR@state.gov oder +45 3341 7497 wenden.