Sekretär

Das Finanzministerium sucht eine kompetente Sekretärin für das Vorzimmer im Leitungsekretariat.

Ordnung in den Dingen, Kontrolle über die Rechnungen, Service wenn es darauf ankommt, Überblick wenn es hektisch wird und alles mit einem Lächeln. Wenn das du bist, dann bist du vielleicht unser neuer Kollege.

Das Leitungsekretariat besteht aus mehreren Funktionen, die sich mit dem internen Betrieb des Ministeriums sowie mit der Unterstützung des Naalakkersuisut und des Abteilungsleiters befassen. Sie werden hauptsächlich im Bereich tätig sein, den wir "Vorzimmer" nennen, aber Sie werden auch Aufgaben direkt für den Abteilungsleiter und gelegentlich für unseren Naalakkersuisut übernehmen.

Du beziehst dich auf den Abteilungsleiter im Forkontor.

Über dich

Du bist bürokaufmännisch ausgebildet und idealerweise akademisch ausgebildet, und es ist gut, wenn du bereits Erfahrung in der Sekretariatsarbeit hast, gerne aus einer Selbstverwaltung oder von einer Gemeinde.

Wenn Sie F2, IRIS, Managementinformationen und Web-Tas kennen, ist das perfekt, und es ist auch in Ordnung, wenn Sie daran gewöhnt sind, Word und Excel zu verwenden.

Du hast einen guten Überblick und verstehst es, zu planen, sodass die Dinge zur richtigen Zeit bereit sind, um Überraschungen zu vermeiden. Du legst Wert darauf, die Dinge im Griff zu haben. Du hast keine Angst, Verantwortung zu übernehmen und selbst anzupacken, wenn etwas zu erledigen ist. Du fragst einfach, wenn du unsicher bist.

Du fühlst dich in einem Umfeld mit einem informellen Umgangston, kurzen Entscheidungswegen und engagierten Kollegen wohl. Es ist für dich ganz selbstverständlich, guten Service zu bieten. Du bist hilfsbereit gegenüber deinen Kollegen.

Es ist ein großer Vorteil, wenn Sie zweisprachig sind.

Über die Stelle

Sie werden insbesondere mit Folgendem beschäftigt sein:

• Verteilung der Post, die an die gemeinsame E-Mail des Ministeriums gesendet wurde, sowie Erstellung des täglichen Newsletters des Ministeriums „Ullumi pisussat - Der Tag heute“
• Seien Sie dabei, die Abgabe von Materialien des Ministeriums zur politischen Behandlung sicherzustellen.
• Versand der Publikationen des Ministeriums
• Seien Sie dabei, den Naalakkersuisut und den Abteilungsleiter zu unterstützen.
• Sichern Sie die allgemeine Archivierung und Dokumentation des Ministeriums sowie die Ordnung im Archivraum.
• Meldung von freien Gütern für den Ministerpräsidenten
• Bestellung von Büromaterialien
• Die Buchhaltungsanweisung und das Inventarverzeichnis des Ministeriums pflegen.
• Ad-hoc-Aufgaben

Besondere Aufgaben für den Abteilungsleiter

Es gibt auch besondere Aufgaben, die mit der Betreuung des Abteilungsleiters verbunden sind. Das bedeutet, dass Sie ein Auge für die praktischen Belange und die Planung rund um den Kalender, die Meetings, Reisen und repräsentative Aufgaben des Abteilungsleiters haben und dass Sie eigenständig Initiative für kleinere praktische Aufgaben ergreifen, die einen reibungslosen und professionellen Arbeitsalltag unterstützen.

• Teilnahme an Vertragsmanagement und anderen praktischen Aufgaben usw.
• Die Schattenangelegenheiten des Abteilungsleiters in Bezug auf größere Projekte im Auge behalten.
• Materialien für/von Meetings verwalten und dafür sorgen, dass sie aufbewahrt und archiviert werden.
• Praktische Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung von Meetings, Konferenzen und Dienstreisen leisten.
• Erstellung von Briefen und internen Schreiben usw., die eine Standardantwort erfordern.
• Die Zeitpläne und Fristen für Projekte und Maßnahmen, an denen der Abteilungsleiter beteiligt ist, im Auge behalten.

Das Ministerium möchte die Gleichstellung unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft, religiösem Glauben oder Behinderung fördern. Ebenso betrachten wir Lebenserfahrung und persönliche Reife als Vorteil, weshalb wir zur Bewerbung unabhängig vom Alter ermutigen.

Lohn- und Beschäftigungsbedingungen

Lohn- und Beschäftigungsbedingungen, einschließlich des Rechts auf Ein- und Austrittsreisen sowie Umzüge, gemäß dem zum Zeitpunkt des Eintritts geltenden Vertrag/Kollektivvertrag zwischen der grönländischen Selbstverwaltung und der jeweiligen verhandlungsberechtigten Organisation.

Angestellte des Staates haben - je nach Tarifvertrag - Anspruch auf unbezahlte Dienstfreistellung im Zusammenhang mit einer Anstellung unter der Selbstverwaltung Grönlands. Der Staat hat ebenfalls die Gemeinden und Regionen aufgefordert, Anträge auf unbezahlte Dienstfreistellung bei Anstellungen unter der Selbstverwaltung Grönlands wohlwollend zu prüfen. Die Bestimmungen zur Dienstfreistellung gelten auch für Ehepartner oder Lebensgefährten von Personen, die unter der Selbstverwaltung Grönlands angestellt werden.

Wohnung

Es wird keine Personalwohnung für die Stelle bereitgestellt. Sofern ein Bewerber bereits eine Personalwohnung durch eine Anstellung in der Selbstverwaltung hat, bleibt das Recht auf die zugewiesene Personalwohnung bestehen. Die Personalwohnung ist an das Beschäftigungsverhältnis gebunden und muss bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses geräumt werden.

Weitere Informationen

Nähere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei der Abteilungsleiterin Judithe Rosing unter der E-Mail-Adresse jros@nanoq.gl oder beim Abteilungsleiter Preben Rasmussen unter der E-Mail-Adresse prer@nanoq.gl. Weitere Informationen über die grönländische Selbstverwaltung finden Sie unter www.naalakkersuisut.gl.

Bewerbung

Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, Prüfungsunterlagen einschließlich Notenübersichten und eventuellen Anlagen über die Schaltfläche „Bewerbung senden“ bis spätestens zum 9. August 2026 zu erhalten.

Eintritt so bald wie möglich, was näher vereinbart wird.

Das Finanzministerium sieht Vielfalt als Stärke und ermutigt alle interessierten Kandidaten, unabhängig von ihrem persönlichen Hintergrund, sich zu bewerben. Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung zu lesen.

Reichen Sie Ihre Bewerbung, Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungs- und Kursnachweise sowie andere relevante Dokumente ein, indem Sie auf „Bewerbung senden“ klicken.

Wir akzeptieren keine Bewerbungen per E-Mail.