Direktionssekretär mit Erfahrung in der Koordination auf hohem Niveau

SUCHE DIESE STELLE Bist du eine erfahrene Sekretärin mit dem Mut, ein hohes Niveau des täglichen Services des Leitungsekretariats im hektischen Alltag des Abteilungsleiters, der Führungsgruppe und des Naalakkersuisoqs zu gewährleisten, an Dienstreisen teilzunehmen und zu Bürgermeetings beizutragen sowie im Falle der Abwesenheit des Ministersekretärs einzuspringen?

Wir suchen eine Sekretärin, die zusammen mit den Mitarbeitern der Abteilung und der Leitung des Ministeriums dazu beitragen kann, die tägliche Betreuung der Führungsgruppe, des Abteilungsleiters und des Naalakkersuisoq sicherzustellen. Wenn du in der Lage bist, einen hektischen Alltag mit vielfältigen Aufgaben zu bewältigen und bereit bist, Aufgaben im Leitungsekretariat zu übernehmen, dann bist genau du die Person, die wir als unsere neue Kollegin im Team haben möchten.

Das Eintrittsdatum ist der 1. April 2026 oder nach Vereinbarung so bald wie möglich.

Über die Stelle

Das Leitungsekretariat ist eine von 4 Abteilungen im Ministerium, die die ministeriellen Aufgaben in den Bereichen Wohnen, Bauherrenrolle, Bauaufsicht, Infrastruktur und Außenbezirke wahrnimmt. Das Ministerium hat ca. 45 Mitarbeiter. Das Leitungsekretariat besteht aus 8 Mitarbeitern und fungiert als Stabsfunktion.

Die Aufgaben der Abteilung umfassen unter anderem die Koordination und Bearbeitung von Anfragen an das Ministerium und an den Naalakkersuisut, die Bearbeitung von Angelegenheiten zu und von Naalakkersuisut und Inatsisartut, Post, Anhörungen, Übersetzungen, Qualitätssicherung, Archivierung sowie Projektmanagement und Entwicklungsaufgaben. Darüber hinaus kommen die Planung und Durchführung von Workshops, Präsentationen und Schulungen zu internen Anweisungen, Richtlinien, Arbeitsverfahren und Leitfäden, z.B. bezüglich der Fallbearbeitung, Beschaffung, Service, weiteren internen Aktivitäten usw. hinzu. Die Abteilung ist außerdem verantwortlich für den Betrieb, die Koordination und die Weiterentwicklung der zentralen IT-Systeme und digitalen Arbeitsabläufe des Ministeriums, einschließlich Benutzersupport, Systemadministration und Implementierung neuer digitaler Lösungen.

Die Direktionssekretärin wird organisatorisch im Leitungsssekretariat angesiedelt sein und dem Abteilungsleiter berichten.

Aufgaben

Die Aufgaben des Direktionssekretärs werden in Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter und dem Abteilungsleiter des Ministeriums festgelegt und können sein:

• Mitwirken, um sicherzustellen, dass die Geschäftsführung, der Abteilungsleiter und der Minister den bestmöglichen Service und die bestmögliche Betreuung erhalten.
• Mitwirkung bei der Sicherstellung der Vereinbarung und der Kalenderverwaltung für die Leitungsebene, den Abteilungsleiter und den Minister.
• Planung und Vorbereitung von Meetings und Dienstreisen für die Geschäftsführung, den Abteilungsleiter und den Minister sowie andere praktische Aufgaben.
• Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung, den Abteilungsleiter und den Minister, z.B. Dokumentenmanagement, Erstellung von Protokollen und Notizen usw.
• Vorbereitung von Besprechungs- und Reisematerialien für den Departementschef und den Minister.
• Ad hoc im Leitungsekretariat, z.B. an Dienstreisen teilnehmen und zu Bürgerversammlungen beitragen, im Abwesenheit des Ministersekretärs einspringen sowie kleinere Übersetzungen und Qualitätssicherung durchführen.

Wir erwarten

Ihr Bildungsweg ist nicht entscheidend, auch wenn wir davon ausgehen, dass Sie eine Hochschulausbildung haben. Darüber hinaus erwarten wir;

• Dass du über solide Erfahrung in der Koordination verfügst, den Überblick behalten kannst und viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten kannst.
• Dass Sie Erfahrung in der politischen Arbeit und der Betreuung der obersten Verwaltungsleitung haben, gerne als Ministersekretär.
• Dass du gute schriftliche und kommunikative Fähigkeiten hast.
• Dass Sie fließend Grönländisch und Dänisch in Schrift und Sprache sprechen und gerne Englisch auf allgemeinem Niveau können.
• Dass du offen bist, gute Teamfähigkeiten hast und diplomatisch bist.
• Dass du anpassungsfähig bist, Einsatzbereitschaft zeigst und dich an die Arbeit in einer hierarchisch und politisch geführten Organisation anpassen kannst.
• Dass du mit der grönländischen Kultur und Gesellschaft vertraut bist.
• Dass du strukturiert, verantwortungsbewusst, proaktiv und initiativreich bist.
• Dass du engagiert, stabil bist und sowohl im Team arbeiten als auch selbstständig arbeiten kannst.
• Dass du lernfähig bist.
• Dass du gerne unter Zeitdruck arbeitest und auch in stressigen Situationen Flexibilität zeigst.

Es wäre auch von Vorteil, wenn Sie über fundierte Kenntnisse in verschiedenen IT-Tools verfügen, einschließlich cBrain F2 und Microsoft 365.

Es ist zu beachten, dass es sich um eine Position mit vielen unterschiedlichen Aufgaben und einem breiten Verantwortungsbereich handelt. Es wird mit Abend- und Wochenendarbeit sowie Arbeit unter Zeitdruck gerechnet. Dies insbesondere während der Inatsisartut-Sitzungen.

Wir bieten an:

• Eine Arbeit, die eng mit dem politischen Entscheidungsprozess verbunden ist.
• Ein informelles Arbeitsumfeld mit kurzen Kommunikationswegen und engagierten Kollegen, die großen Wert darauf legen, ein hohes fachliches Niveau zu halten.
• Ein wandelbares Arbeitsumfeld.
• Persönliche und berufliche Entwicklung.

Lohn- und Beschäftigungsbedingungen, einschließlich des Rechts auf Ein- und Austrittsreisen sowie Umzug von Hausrat, gemäß dem zum Zeitpunkt des Eintritts geltenden Vertrag/Kollektivvertrag zwischen der grönländischen Selbstverwaltung und der betreffenden verhandlungsberechtigten Organisation.

Wohnung

Es wird keine Personalwohnung für die Stelle bereitgestellt. Sofern ein Bewerber bereits eine Personalwohnung durch eine Anstellung in der Selbstverwaltung hat, bleibt das Recht auf die zugewiesene Personalwohnung bestehen. Die Personalwohnung ist an das Beschäftigungsverhältnis gebunden und muss bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses geräumt werden.

Reichen Sie Ihre Bewerbung, Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungs- und Kursnachweise sowie andere relevante Dokumente ein, indem Sie auf „Bewerbung senden“ klicken.

Wir akzeptieren keine Bewerbungen per E-Mail.