Sekretarz dyrekcji z doświadczeniem w koordynacji na wysokim poziomie

SZUKAJ TEGO STANOWISKA Czy jesteś doświadczonym sekretarzem, gotowym zapewnić wysoki poziom codziennej obsługi Sekretariatu Zarządu w codziennym życiu szefa departamentu, grupy zarządzającej i Naalakkersuisoq, towarzyszyć w podróżach służbowych oraz wspierać spotkania z obywatelami i zastępować sekretarza ministra w przypadku jego nieobecności?

Szukamy sekretarki, która razem z pracownikami działu i kierownictwem ministerstwa będzie mogła przyczynić się do zapewnienia codziennej obsługi grupy zarządzającej, szefa departamentu i Naalakkersuisut. Jeśli potrafisz przekształcić pracowity dzień z różnorodnymi zadaniami i masz odwagę, aby uczestniczyć w rozwiązywaniu zadań w Sekretariacie Zarządu, to właśnie Ciebie chcielibyśmy mieć w zespole jako naszego nowego kolegę.

Data rozpoczęcia to 1 kwietnia 2026 roku lub jak najszybciej po uzgodnieniu.

O stanowisku

Sekretariat kierowniczy jest jednym z 4 działów w ministerstwie, które zajmuje się zadaniami departamentalnymi w obszarach mieszkalnictwa, roli inwestora, organów budowlanych, infrastruktury i obszarów zewnętrznych. Ministerstwo zatrudnia około 45 pracowników. Sekretariat kierowniczy składa się z 8 pracowników i pełni funkcję wsparcia.

Zadania departamentu obejmują m.in. koordynację i obsługę zapytań do ministerstwa oraz do Naalakkersuisoq, zarządzanie sprawami do i od Naalakkersuisut i Inatsisartut, pocztą, konsultacjami, tłumaczeniami, zapewnieniem jakości, archiwizacją oraz zarządzaniem projektami i zadaniami rozwojowymi. Dodatkowo obejmują planowanie i przeprowadzanie warsztatów, prezentacji oraz szkoleń na temat wewnętrznych instrukcji, wytycznych, procedur roboczych i poradników, np. dotyczących postępowania w sprawach, zakupów, usług, innych wewnętrznych działań itp. Departament ponadto odpowiada za eksploatację, koordynację i dalszy rozwój centralnych systemów informatycznych ministerstwa oraz cyfrowych procesów roboczych, w tym wsparcie użytkowników, administrację systemów i wdrażanie nowych rozwiązań cyfrowych.

Sekretarz dyrekcji będzie organizacyjnie umiejscowiony w sekretariacie zarządu i będzie raportować do kierownika działu.

Zadania

Zadania sekretarza dyrekcji ustalane są we współpracy z kierownikiem działu i szefem departamentu i mogą obejmować:

• Wspieranie zapewnienia, że zespół kierowniczy, dyrektor departamentu i minister otrzymują jak najlepszą obsługę i wsparcie.
• Udział w zapewnieniu zarządzania umowami i kalendarzem dla grupy kierowniczej, szefa departamentu i ministra.
• Planowanie i przygotowanie spotkań oraz podróży służbowych dla grupy zarządzającej, dyrektora departamentu i ministra, a także innych zadań o charakterze praktycznym.
• Zadania sekretarskie dla grupy zarządzającej, szefa departamentu i ministra, np. zarządzanie dokumentami, sporządzanie protokołów i notatek itp.
• Przygotowanie materiałów na spotkanie i podróż dla szefa departamentu i ministra.
• Ad hoc w Sekretariacie Zarządu, np. uczestniczyć w podróżach służbowych i przyczyniać się do spotkań z obywatelami, zastępować w przypadku nieobecności sekretarza ministra oraz zajmować się drobnymi tłumaczeniami i zapewnieniem jakości.

Oczekujemy

Twoje wykształcenie nie ma kluczowego znaczenia, chociaż zakładamy, że masz ukończone studia wyższe. Oczekujemy ponadto;

• Że masz solidne doświadczenie w koordynacji, potrafisz zachować przegląd i utrzymać wiele spraw w powietrzu jednocześnie.
• Że masz doświadczenie w pracy politycznej i obsłudze najwyższego kierownictwa administracyjnego, najlepiej jako sekretarz ministra.
• Że masz dobre umiejętności pisania i komunikacji.
• Że potrafisz biegle pisać i mówić po grenlandzku i duńsku, a także chętnie posługujesz się angielskim na ogólnym poziomie.
• Że jesteś otwarty, masz dobre umiejętności współpracy i jesteś dyplomatyczny.
• Że jesteś gotowy do zmian, masz zapał i potrafisz dostosować się do pracy w hierarchicznej i politycznie zarządzanej organizacji.
• Że masz wiedzę o kulturze i społeczeństwie Grenlandii.
• Że jesteś zorganizowany, odpowiedzialny, proaktywny i pełen inicjatywy.
• Że jesteś zaangażowany, stabilny i potrafisz współpracować, jak również pracować samodzielnie.
• Że jesteś łatwy do nauki
• Że lubisz pracować pod presją czasu i wykazujesz elastyczność także w stresujących sytuacjach.

Będzie również korzystnie, jeśli masz solidną znajomość różnych narzędzi IT, w tym cBrain F2 i Microsoft 365.

Należy zauważyć, że jest to stanowisko z wieloma różnorodnymi zadaniami i szerokim zakresem odpowiedzialności. Przewiduje się pracę wieczorami i w weekendy oraz pracę pod presją czasu, szczególnie podczas sesji Inatsisartut.

Oferujemy:

• Praca blisko procesu podejmowania decyzji politycznych.
• Nieformalne środowisko pracy z krótkimi ścieżkami decyzyjnymi i zaangażowanymi kolegami, którzy cenią sobie utrzymanie wysokiego poziomu zawodowego.
• Zmienne środowisko pracy.
• Osobisty i zawodowy rozwój.

Wynagrodzenie i warunki zatrudnienia, w tym prawo do podróży na rozpoczęcie i zakończenie pracy oraz przeprowadzki, zgodnie z obowiązującą w momencie zatrudnienia umową/porozumieniem między Samorządem Grenlandzkim a odpowiednią organizacją uprawnioną do negocjacji.

Mieszkanie

Nie przydziela się mieszkania służbowego do tego stanowiska. Jeśli kandydat już posiada mieszkanie służbowe w wyniku zatrudnienia w Samorządzie, zachowuje prawo do przydzielonego mieszkania służbowego. Mieszkanie służbowe jest związane z umową o pracę i musi zostać opuszczone po zakończeniu stosunku pracy.

Wyślij aplikację, CV, świadectwa edukacyjne i kursowe oraz inne istotne dokumenty, klikając „Wyślij aplikację”.

Nie przyjmujemy aplikacji drogą mailową.