Executive/Protokollassistent

Über die Gelegenheit

Das U.S. Konsulat in Nuuk sucht geeignete und qualifizierte Bewerber für die Position des Executive/Protocol Assistant. Sie werden die täglichen Abläufe, offiziellen Veranstaltungen und die Verwaltung des Konsulats reibungslos gestalten. Sie verwalten das Büro des Leiters und halten den Zeitplan des Hauptbeauftragten, der das Konsulat leitet, und beraten in Bezug auf Protokoll und Logistik. Sie werden auch der erste Ansprechpartner für VIP-Besuche sein.

Was Sie tun werden

• Exekutivbüro: Verwalten Sie den Zeitplan, die Meetings und Reisen des Hauptbeauftragten. Sammeln Sie Informationsunterlagen, damit der Hauptbeauftragte für jedes Meeting und jede Veranstaltung bereit ist.

• Verwaltung: Führen Sie Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten und Anwesenheit des Personals, verfolgen Sie die Büro- und Reisekosten und kaufen Sie Waren und Dienstleistungen mit einer staatlichen Einkaufskarte. Organisieren Sie offizielle Reisen und senden sowie empfangen Sie diplomatische Post.

• Besuche und Logistik: Organisieren Sie Hotels, Transport und Besprechungsräume für offizielle Besucher. Halten Sie aktualisierte Listen von Hotels, Restaurants und Geschäften in den wichtigsten Städten Grönlands.

• Veranstaltungen und Protokoll: Planen Sie Konsulatsveranstaltungen von Gästelisten und Einladungen bis zur Veranstaltung selbst. Entwerfen und übersetzen Sie formelle Briefe und Veranstaltungsunterlagen in Englisch, Dänisch und Grönländisch. Führen Sie das Geschenkregister des Konsulats und beachten Sie die Regeln zum Annehmen von Geschenken und Einladungen.

• Sicherheit und Schutz: Koordinieren Sie Besuche von Sicherheits- und Brandschutzbeamten, führen Sie Notfallübungen mit dem Personal durch und führen Sie das Besucherprotokoll. Fahren Sie ein offizielles Fahrzeug, wenn nötig.

• Lokale Kontakte: Bauen Sie Beziehungen zu lokalen Regierungsbehörden, Polizei und Feuerwehr auf. Verwalten Sie die allgemeine Anfrage-E-Mail des Konsulats.

Qualifikationsanforderungen

• Bildung: Abitur oder gleichwertig

• Erfahrung: Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im privaten oder öffentlichen Sektor

• Sprache: Gute Kenntnisse in Englisch, Dänisch und Grönländisch (Sprechen, Lesen und Schreiben). Wir können Ihre Sprachkenntnisse testen.

• Berufswissen: Gute Kenntnisse des grönländischen Protokolls, der Etikette, Bräuche und Traditionen. Allgemeine Kenntnisse über Büroverfahren, Bürosoftware und grundlegende Budgetierung.

• Fähigkeiten: Sie haben ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und können mehrere Aufgaben und Prioritäten jonglieren. Sie haben Erfahrung in der Planung von Veranstaltungen und formellen Funktionen und kommunizieren gut schriftlich und persönlich. Sie kennen Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint oder Publisher. Sie arbeiten selbstständig, bleiben unter Druck ruhig, handeln diskret und gehen taktvoll und höflich mit der Öffentlichkeit um.

Leistungspaket

·      Urlaubsbonus (1,5% des Grundgehalts) und leistungsabhängiger Vergütungsbonus (ca. 3% des Grundgehalts)

·      30 bezahlte Urlaubstage sowie 18–19 dänische, grönländische und amerikanische Feiertage

·      Arbeitgeberbeitrag zur Altersvorsorge von 10%

·      Bezahlte Kindkrankheitstage und Familienpflegeurlaub

Möchten Sie unserem Team im U.S. Konsulat in Nuuk als Executive/Protocol Assistant beitreten?

Bewerben Sie sich unter https://erajobs.state.gov bis spätestens 1. November 2026. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig zu bewerben. Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen per E-Mail, unvollständige Bewerbungen oder Bewerbungen ohne die erforderlichen Dokumente akzeptieren.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an das HR-Büro der U.S. Botschaft in Kopenhagen unter CopenhagenHR@state.gov oder +45 33 41 74 97.