Asystent/Asystentka ds. protokołu

O możliwości

Amerykański Konsulat w Nuuk poszukuje kwalifikowanych i uprawnionych kandydatów na stanowisko Asystenta Wykonawczego/Protokołu. Będziesz odpowiedzialny za sprawne funkcjonowanie codziennych operacji Konsulatu, oficjalnych wydarzeń i administracji. Będziesz zarządzać biurem wykonawczym i utrzymywać harmonogram Głównego Oficera, który kieruje Konsulatem, oraz doradzać w zakresie protokołu i logistyki. Będziesz także pierwszym punktem kontaktowym dla wizyt VIP.

Co będziesz robić

• Biuro wykonawcze: Zarządzaj harmonogramem Głównego Oficera, spotkaniami i podróżami. Zbieraj materiały informacyjne, aby Główny Oficer był gotowy na każde spotkanie i wydarzenie.

• Administracja: Prowadź rejestry czasu pracy i obecności pracowników, śledź budżety biura i podróży oraz kupuj towary i usługi za pomocą rządowej karty zakupowej. Organizuj oficjalne podróże oraz wysyłaj i odbieraj pocztę dyplomatyczną.

• Wizyty i logistyka: Organizuj hotele, transport i przestrzeń na spotkania dla oficjalnych gości. Utrzymuj aktualne listy hoteli, restauracji i sklepów w głównych miastach Grenlandii.

• Wydarzenia i protokół: Planuj wydarzenia Konsulatu od list gości i zaproszeń po samo wydarzenie. Sporządzaj i tłumacz formalne listy oraz materiały wydarzeń w języku angielskim, duńskim i grenlandzkim. Prowadź rejestr prezentów Konsulatu i przestrzegaj zasad dotyczących przyjmowania prezentów i zaproszeń.

• Bezpieczeństwo: Koordynuj wizyty przedstawicieli służb bezpieczeństwa i ochrony przeciwpożarowej, przeprowadzaj ćwiczenia awaryjne z pracownikami i prowadź dziennik wizyt. Prowadź oficjalny pojazd w razie potrzeby.

• Kontakty lokalne: Buduj relacje z lokalnymi biurami rządowymi, policją i służbami pożarnymi. Zarządzaj ogólnym adresem e-mail Konsulatu do zapytań.

Wymagania kwalifikacyjne

• Wykształcenie: Świadectwo ukończenia szkoły średniej lub równoważne

• Doświadczenie: Co najmniej dwa lata doświadczenia zawodowego w sektorze prywatnym lub publicznym

• Język: Dobra znajomość języka angielskiego, duńskiego i grenlandzkiego (mówienie, czytanie i pisanie). Możemy przetestować Twoje umiejętności językowe.

• Wiedza zawodowa: Dobra znajomość grenlandzkiego protokołu, etykiety, zwyczajów i tradycji. Ogólna wiedza na temat procedur biurowych, oprogramowania biurowego i podstawowego budżetowania.

• Umiejętności: Posiadasz doskonałe umiejętności organizacyjne i potrafisz zarządzać wieloma zadaniami i priorytetami. Masz doświadczenie w planowaniu wydarzeń i formalnych funkcji, a także dobrze komunikujesz się na piśmie i osobiście. Znasz Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint lub Publisher. Pracujesz samodzielnie, zachowujesz spokój pod presją, używasz dyskrecji i radzisz sobie z publicznością w sposób taktowny i uprzejmy.

Pakiet korzyści

·      Premia urlopowa (1,5% podstawowego wynagrodzenia) oraz premia za wyniki (około 3% podstawowego wynagrodzenia)

·      30 płatnych dni urlopu, plus 18–19 duńskich, grenlandzkich i amerykańskich świąt

·      Składka emerytalna pracodawcy w wysokości 10%

·      Płatne dni chorobowe dla dzieci i urlop na opiekę nad rodziną

Czy chciałbyś dołączyć do naszego zespołu w Amerykańskim Konsulacie w Nuuk jako Asystent Wykonawczy/Protokołu?

Aplikuj na https://erajobs.state.gov najpóźniej do 1 listopada 2026 roku. Zachęcamy do wcześniejszego składania aplikacji. Proszę pamiętać, że nie akceptujemy aplikacji wysyłanych pocztą elektroniczną, niekompletnych aplikacji ani aplikacji składanych bez wymaganych dokumentów.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z Biurem HR w Amerykańskiej Ambasadzie w Kopenhadze pod adresem CopenhagenHR@state.gov lub +45 33 41 74 97.