Büroassistent

Bürokraft gesucht für Inuleriviks Vorbüro

Möchten Sie eine sinnvolle Arbeit, die darin besteht, mit den Psychologen, Psychotherapeuten, dem Sekretariat und dem Vorbüro von Inulerivik zu arbeiten?
Inulerivik – Das Nationale Therapie- und Beratungszentrum sucht eine fachlich starke und engagierte Bürokraft, die als Bindeglied zwischen allen Abteilungen fungieren kann. Können Sie Fristen einhalten, mit hoher Qualität und gutem Service auf allen Ebenen in Inulerivik beitragen? Dann sind Sie vielleicht unser neuer Kollege in Inulerivik.

Über Inulerivik
Inulerivik bietet psychologische und therapeutische Behandlungsangebote für Kinder, Jugendliche und Erwachsene in psychischer Not an. Darüber hinaus bietet das Zentrum spezialisierte Programme für Erwachsene an, die Gewalt ausüben oder sexuell übergriffiges Verhalten oder Gedanken dazu – gegenüber Kindern und Jugendlichen – haben.

Das Zentrum arbeitet eng mit kommunalen Sozialarbeitern in ganz Grönland zusammen und spielt eine Schlüsselrolle in der nationalen Behandlungs- und Präventionsarbeit.

Über die Stelle
Wir suchen einen äußerst serviceorientierten Kollegen mit soliden administrativen Kompetenzen, bei dem eine schnelle Aufgabenerledigung entscheidend für den Betrieb von Inulerivik ist. Sie sollten in der Lage sein, selbstständig und proaktiv große sowie kleine Aufgaben zu übernehmen, die die Mitarbeiter von Inulerivik unterstützen und die Herausforderungen des Alltags für alle Abteilungen bewältigen. Um für den Job geeignet zu sein, sollten Sie lernfähig, strukturiert, geduldig, anpassungsfähig sein und mit allen kommunizieren können.

Ihre Hauptaufgaben werden unter anderem umfassen:

• Kontierung von Belegen in IRIS
• Monatliche und jährliche Abstimmungen
• Interne PMs
• Beratung der Abteilungen in Buchhaltungsfragen
• Kontrolle von Reisekostenabrechnungen sowie Genehmigungen
• Erstellung von Auszahlungshinweisen
• Erstellung von Buchhaltungsanweisungen und Inventarlisten
• Erstellung von Stunden- und Monatslöhnen

Ihre sekundären Aufgaben werden unter anderem umfassen:

• Scannen von Quittungen
• Leitung und Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitern bei Alltagsfragen und dem Bedarf an Kontakt zu externen Parteien
• Aktualisierung der Abwesenheitsübersicht, Telefonliste und Verteilungslisten
• Bestellung von notwendigem Inventar, IT-Ausrüstung, Waren für den täglichen Betrieb sowie Erstellung einer Inventarliste
• Sicherstellen, dass die Gebäude von Inulerivik von den richtigen Personen gewartet werden, damit der Arbeitsplatz funktional, sauber und den Bedürfnissen der Abteilungen entspricht
• Mitverantwortung für Facility Management: Sie haben die administrative Mitverantwortung für die interne Reinigung, einschließlich der Erstellung von Reinigungsplänen, Qualitätssicherung und Nachverfolgung von Standards
• Sonstige Ad-hoc-Aufgaben
• Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie die Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mails und Korrespondenz
• Als Ansprechpartner für das Zentrum fungieren, was bedeutet, dass Sie Bürger bei ihren Anfragen empfangen und unterstützen werden
• Sicherstellen, dass ein systematisches und übersichtliches Archiv sowohl physisch als auch digital aufrechterhalten wird
• Betreuung von Klientenkontakten und Sicherstellung einer guten Kommunikation zwischen dem Zentrum und seinen Nutzern
• Übernahme verschiedener administrativer Aufgaben, einschließlich der Planung von Meetings und Veranstaltungen
• Beitrag zur Aufrechterhaltung eines positiven und sicheren Arbeitsumfelds für sowohl Bürger als auch Personal

Wir erwarten, dass Sie:

• Eine relevante Ausbildung sowie gute mündliche und schriftliche Fähigkeiten in sowohl Dänisch als auch Grönländisch haben
• Sehr serviceorientiert, selbstständig, pflichtbewusst, hilfsbereit und zuverlässig sind
• Verständnis für IT auf einem Niveau haben, um unsere Buchhaltung, das Dokumentationssystem, allgemeine Online-Bestell- und Buchungssysteme, Meetingeinladungen und Wohnungs-/Umzugsanträge zu bedienen
• In der Lage sind, viele Aufgaben gleichzeitig zu überblicken und flexibel sowie hilfsbereit bei Fragen zu sein, unabhängig vom Arbeitsdruck

Wir können Ihnen anbieten:

Eine zentrale Funktion mit vielen spannenden und abwechslungsreichen Aufgaben in einer Behörde, die Ihre Kompetenzen schätzt und benötigt.

• Ein guter, stabiler Arbeitsplatz mit nettem Kollegium und Fokus auf Wohlbefinden
• Einblick in große politische Initiativen im sozialen Kinder- und Jugendbereich
• Eine Führungskraft, die Vertrauen in Ihre Fachlichkeit hat, realistische Anforderungen stellt und Ihre Entwicklung priorisiert
• Eine ungezwungene und respektvolle Umgangsform, auch wenn wir viel zu tun haben

Die Stelle ist im Vorbüro verankert, das daran arbeitet, den Betrieb, die Prozesse und die interne sowie externe Kommunikation von Inulerivik zu optimieren, und Sie werden eine große Verantwortung über verschiedene Fachrichtungen hinweg als Teil des Vorbüroteams übernehmen.

Die Bewerbungsfrist endet am Dienstag, den 26. August 2026 um 12:00 Uhr. Wir führen fortlaufend Gespräche, mit einer erwarteten Übernahme in die Stelle am 1. September.

Vergütung und Anstellungsbedingungen
Vergütung und Anstellungsbedingungen, einschließlich des Rechts auf Ein- und Austrittsreisen und Umzugskosten, gemäß dem zum Zeitpunkt der Übernahme geltenden Vertrag/Kollektivvertrag zwischen der grönländischen Selbstverwaltung und der jeweiligen verhandlungsberechtigten Organisation.

Die Arbeitszeit beträgt grundsätzlich 40 Stunden pro Woche.
 

Wohnung
Es wird keine Personalwohnung für die Stelle bereitgestellt. Sofern ein Bewerber bereits eine Personalwohnung durch eine Anstellung bei der Selbstverwaltung hat, bleibt das Recht auf die zugewiesene Personalwohnung bestehen. Die Personalwohnung ist an das Anstellungsverhältnis gebunden und muss bei Beendigung des Anstellungsverhältnisses geräumt werden.
 

Weitere Informationen
Wenn Sie mehr über die Stelle erfahren möchten oder Fragen haben, können Sie sich gerne an die Abteilungsleiterin Thora Ludvigsen unter thrl@nanoq.gl oder telefonisch unter +299 34 68 51 wenden.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung, Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungs- und Kursnachweise sowie andere relevante Dokumente, indem Sie auf „Bewerbung senden“ klicken.
Wir akzeptieren keine Bewerbungen per E-Mail.

Für weitere Informationen über Grönland und die Selbstverwaltung besuchen Sie die Website von Inulerivik www.inulerivik.gl