Departament Finansów poszukuje zdolnego sekretarza do biura w Sekretariacie Zarządu.

Departament Finansów poszukuje zdolnego sekretarza do biura w Sekretariacie Zarządu

Porządek w sprawach, kontrola nad rachunkami, usługi w odpowiednim czasie, przegląd w chwilach intensywnej pracy i wszystko z uśmiechem. Jeśli to Ty, być może jesteś naszym nowym kolegą.

Sekretariat Zarządu składa się z kilku funkcji związanych z wewnętrzną działalnością departamentu oraz w zakresie obsługi Naalakkersuisoq i szefa departamentu. Będziesz głównie zajmować się tym, co nazywamy „Biurem”, ale również będziesz rozwiązywać zadania bezpośrednio dla szefa departamentu i od czasu do czasu dla naszego Naalakkersuisoq.

Raportujesz do kierownika działu w Biurze.

O Tobie

Masz wykształcenie biurowe, a najlepiej akademickie, i dobrze, jeśli masz już doświadczenie w pracy sekretarskiej, najlepiej z samorządu lub gminy.

Jeśli znasz F2, IRIS, Ledelsesinfo i Web-Tas, to jest to idealne, a także dobrze, jeśli jesteś przyzwyczajony do korzystania z Worda i Excela.

Masz dobrą orientację, a także rozumiesz, jak planować, aby wszystko było gotowe na czas, aby uniknąć niespodzianek. Kładziesz nacisk na to, aby mieć wszystko pod kontrolą. Nie boisz się brać odpowiedzialności i samodzielnie podejmować działania, jeśli coś wymaga zrobienia. Po prostu pytasz, jeśli masz wątpliwości.

Czujesz się dobrze w środowisku z nieformalnym stylem komunikacji, krótkimi drogami decyzyjnymi i zaangażowanymi kolegami. Naturalne jest dla Ciebie świadczenie dobrej obsługi. Jesteś pomocny wobec swoich kolegów.

To duża zaleta, jeśli znasz dwa języki.

O stanowisku

Będziesz szczególnie zajmować się:

• Rozdzielaniem poczty wysyłanej na wspólny adres e-mail departamentu oraz przygotowaniem codziennego biuletynu departamentu „Ullumi pisussat - Dzień dzisiejszy”
• Uczestnictwem w zapewnieniu dostarczenia materiałów do politycznego rozpatrzenia przez departament
• Wysyłaniem publikacji departamentu
• Uczestnictwem w obsłudze Naalakkersuisoq i szefa departamentu
• Zapewnieniem ogólnej archiwizacji i ewidencji departamentu oraz porządku w pomieszczeniach archiwalnych
• Raportowaniem dóbr dla Naalakkersuisoq
• Zamawianiem artykułów biurowych
• Utrzymywaniem instrukcji księgowych departamentu i rejestru inwentarza
• Wykonywaniem zadań ad hoc

Oprócz tego, w razie potrzeby, wspierasz w obsłudze rachunków w IRIS, zatwierdzeniach w Web-Tas, zamawianiu podróży i realizacji rozliczeń podróżnych oraz mniejszych zadań księgowych i uzgodnień.

Szczególne zadania dla szefa departamentu

Istnieją również szczególne zadania związane z obsługą szefa departamentu. Oznacza to, że masz oko na praktyczne aspekty i planowanie związane z kalendarzem szefa departamentu, spotkaniami, podróżami i zadaniami reprezentacyjnymi, a także samodzielnie podejmujesz inicjatywę w zakresie mniejszych zadań praktycznych, które wspierają dobrze funkcjonujący i profesjonalny dzień pracy.

• Uczestnictwo w zarządzaniu umowami i innych zadaniach o charakterze praktycznym itp.
• Kontrolowanie „spraw cieni” szefa departamentu w odniesieniu do większych projektów
• Kontrolowanie materiałów do/od spotkań i dbanie o ich przechowywanie i archiwizację
• Świadczenie praktycznej pomocy przy planowaniu i przygotowywaniu spotkań, konferencji i podróży służbowych.
• Przygotowywanie pism i wewnętrznych dokumentów itp. wymagających standardowych odpowiedzi
• Kontrolowanie harmonogramów i terminów projektów i działań, w które zaangażowany jest szef departamentu

Praca w Sekretariacie Zarządu oznacza, że pomagamy tam, gdzie jest to potrzebne, niezależnie od zadania.

Departament pragnie promować równość niezależnie od płci, pochodzenia etnicznego, przekonań religijnych czy niepełnosprawności. Również doświadczenie życiowe i dojrzałość osobista są postrzegane jako atut, dlatego zachęcamy do aplikowania niezależnie od wieku.

Wynagrodzenie i warunki zatrudnienia

Wynagrodzenie i warunki zatrudnienia, w tym prawo do podróży na rozpoczęcie i zakończenie pracy oraz przeprowadzki, zgodnie z obowiązującą w momencie zatrudnienia umową/konwencją między Samorządem Grenlandii a odpowiednią organizacją negocjacyjną.

Pracownicy państwowi mają - w zależności od umowy - prawo do urlopu bezpłatnego w związku z zatrudnieniem w Samorządzie Grenlandii. Państwo również zaleca gminom i regionom, aby były przychylne wobec wniosków o urlop bezpłatny w związku z zatrudnieniem w Samorządzie Grenlandii. Przepisy dotyczące urlopu bezpłatnego obejmują również małżonka lub partnera osób zatrudnionych w Samorządzie Grenlandii.

Mieszkanie

Nie przydziela się mieszkania służbowego do tego stanowiska. Jeśli kandydat już ma mieszkanie służbowe w wyniku zatrudnienia w Samorządzie, zachowuje prawo do przydzielonego mieszkania służbowego. Mieszkanie służbowe jest związane z zatrudnieniem i musi być opuszczone po zakończeniu stosunku pracy.

Dodatkowe informacje

Szczegółowe informacje na temat stanowiska można uzyskać, kontaktując się z kierownikiem działu Judithe Rosing pod adresem e-mail jros@nanoq.gl lub kierownikiem działu Prebenem Rasmussenem pod adresem e-mail prer@nanoq.gl. Możesz przeczytać więcej o Samorządzie Grenlandii na www.naalakkersuisut.gl.

Aplikacja
Czekamy na Twoje zgłoszenie z CV, dokumentami ukończenia studiów, w tym świadectwami oraz ewentualnymi załącznikami za pośrednictwem przycisku „Wyślij aplikację” najpóźniej do 9 sierpnia 2026 roku.

Rozpoczęcie pracy możliwe jak najszybciej, co zostanie ustalone w późniejszym terminie.

Departament Finansów postrzega różnorodność jako siłę i zachęca wszystkich zainteresowanych kandydatów, niezależnie od osobistego tła, do aplikowania. Czekamy na przeczytanie Twojej aplikacji.

Prześlij aplikację, CV, świadectwa edukacyjne i kursowe oraz inne istotne dokumenty, klikając „Wyślij aplikację”.

Nie przyjmujemy aplikacji drogą e-mailową.